Privacyverklaring

Versie: 19 april 2021

1. Algemeen

Notariële Diensten BV, gevestigd aan Pompmolenlaan 19 b 3447 GK Woerden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Pompmolenlaan 19 b 3447 GK Woerden

0348 22 00 77

Hugo Prick is de Functionaris belast met de Gegevensbescherming van Notariële Diensten BV. Hij is te bereiken via info@notarielediensten.nl.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Notariële Diensten BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voornaam
• Geboortenaam
• Achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• BSN nummer
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Familierelatie
• Bankrekeningnummer

3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Notariële Diensten BV verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over website-bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is.
Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden, zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@notarielediensten.nl , dan verwijderen wij deze informatie.

4. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Notariële Diensten BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om opdrachten uit te voeren
• Het afhandelen van uw betaling
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Om goederen en/of diensten bij u af te leveren
• Notariële Diensten BV verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Notariële Diensten BV neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Notariële Diensten BV) tussen zit. Notariële Diensten BV gebruikt onder andere de volgende computerprogramma’s of -systemen:

• Rosetta, een systeem waarmee de workflow wordt geborgd. De informatie in Rosetta wordt alleen gebruikt om in uw opdracht, het proces van het opstellen van akten en verklaringen te borgen en de diverse notariële systemen te voorzien van de relevante informatie. Tevens kunnen uw gegevens worden gebruikt om u in uw opdracht van relevante informatie te voorzien;
• PayIBAN, een systeem om het akkoord op documenten te formaliseren via een controle met uw persoonsdata bij de bank; 
• Notariële verwerkingssystemen en digitale kluis, voor het beheren, opstellen en bewaren van akten en verklaringen;
• Estate Planning Software, een systeem dat gebruikt wordt om de aangifte erfbelasting voor te bereiden.

6. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Notariële Diensten BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de alle in artikel 2. genoemde categorieën geldt, dat wij deze minimaal bewaren totdat de opdracht is afgerond. De reden hiervoor is, dat wij in andere gevallen (kortere bewaartijd) niet tot afronding van uw opdracht kunnen komen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Notariële Diensten BV deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden, als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Notariële Diensten BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Notariële Diensten BV uw persoonsgegevens alleen aan andere derden, zijnde notarissen en het kadaster. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming.

Andere derden:

• Diverse notarissen:
  De gegevens van de notaris welke uw dossier in behandeling heeft, vindt u op de door ons aan u toegezonden documenten. Doelstelling is het maken van een notariële akte, -verklaring en / of de inschrijving in het kadaster;
• Kadaster:
  Het kadaster ontvangt alleen die gegevens welke nodig zijn om uw opdracht ten behoeve van de kadasterinschrijving uit te voeren;
• Gemeente: Wij vragen bij de gemeente gegevens op over familieverhoudingen, zoals de vraag of er kinderen zijn;
• Belastingdienst: Indien wij een opdracht uitvoeren om de erfbelasting voor te bereiden.

8. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Notariële Diensten BV gebruikt alleen technische en functionele cookies, alsmede analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeurs-instellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen, van uw browser verwijderen.

9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Notariële Diensten BV en heeft u het recht op gegevens overdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens van u, waarover wij beschikken in een computerbestand, naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@notarielediensten.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met dat verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), uw paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
Notariële Diensten BV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

10. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Notariële Diensten BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van

misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice op 0348 22 00 77 of via info@notarielediensten.nl .